Så hanterar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter och hur vi hanterar dem:

Med dina personuppgifter menar vi de data vi samlar in och sparar om dig och hur du använder våra tjänster som direkt eller indirekt identifierar dig. Dessa uppgifter använder vi för att svara på offertförfrågningar, leverera beställningar, tillhandahålla kringtjänster, ge dig en bättre upplevelse, förbättra vårt utbud och ge erbjudanden som passar just dina behov.

Nedanstående information är en summering kring hur vi samlar in och hanterar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Typ av personuppgifter vi samlar in.

Kontaktuppgifter:

När du blir kund hos Actera AB samlar vi in följande kontaktuppgifter på de kontaktpersoner ni uppger: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer.

Information om era beställningar:

Vi sparar även data om beställningar som dessa kontaktpersoner gjort och de data som förknippas med beställningen såsom korrekturgodkännande och leveransadress.

Offertförfrågningar:

När ni kontaktar oss med offertförfrågningar samlar vi in den information du uppger till oss för att vi ska kunna hjälpa er på bästa sätt, vi spar offerterna och underlagen för att på bästa sätt kunna hjälpa er vid uppdaterade framtida förfrågningar.

Så här samlar vi in personuppgifter:

Vi samlar in och behandlar data som:

• Du uppger själv när du blir kund hos oss.
• Du uppger när du kontaktar oss i form av noteringar, e-post och vid möten.
• Skapas när du använder våra tjänster - t ex när du använder vår webbplats och order system.
• Samlas via cookies som samlar in information på och från din webbläsare.

Det här använder vi personuppgifter till:

För att vi ska behandla er data krävs det att någon av följande rättsliga grunder uppfylls:

• Krav för att fullgöra avtalet med er.
• Krav för att fullgöra en för Acteras rättslig förpliktelse.
• Behandlingen ligger i både ditt och Acteras intresse.
• Samtycke från dig för just den behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder er data till, samt vilken rättslig grund behandlingen har stöd i.

Leverans av beställningar:

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund och för att hantera och leverera era beställningar, svara på och tillhandahålla offerter, ge produktinformation och informera om erbjudanden. Vi behandlar också personuppgifter som krävs för att hantera fakturering och betalning av de produkter och tjänster ni köper.
Laglig grund: Intresseavvägning och fullgörande av avtal.

Kommunikation:

Vi kan använda personuppgifter från tidigare kontakt med oss för att kunna ge dig bättre hjälp och tipsa om produkter och erbjudanden. Vi använder dina kontaktuppgifter och information om tidigare beställningar och förfrågningar som grund för fakturor, nyhetsbrev, viktig information om dina tjänster, erbjudanden och tips om produkter och kampanjer.
Laglig grund: Intresseavvägning och fullgörande av avtal.

Utveckling av vårt produktsortiment och övriga tjänster:

Vi behandlar personuppgifter kring vilka beställningar och förfrågningar ni gör som underlag för att förbättra er kundupplevelse och vårt produktutbud.
Laglig grund: Intresseavvägning och fullgörande av avtal.

Marknadsföring:

För att kunna marknadsföra relevanta produkter och erbjudanden till er efter era behov behandlar vi personuppgifter från tidigare kontakter, beställningar och offertförfrågningar.
Laglig grund: Intresseavvägning.

Lagstadgade skyldigheter: Vi behandlar personuppgifter i syfte att efterfölja de krav lagen ställer.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Till vem lämnar vi ut personuppgifter:

Partners och underleverantörer:

Vi minimerar de personuppgifter som delas med våra partners och underleverantörer. Vid direktleveranser delas i förekommande fall Leveransadresser till dessa underleverantörer. Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lag rörande säkerhet och personlig integritet. Samma krav ställer vi på våra underleverantörer. Vi kan enligt nedanstående syften komma att dela data till följande partners och underleverantörer:

FDT: Leverantör av molnlagring för backup och datasäkerhet. Fakturering, leverantörer och bokföring

Get a Newsletter AB: Systemleverantör som tillhandahåller epostutskick i marknadsföringssyfte.

UC: Inköp av företagsadresser samt uppdatering av gammal kundinfo.

Bertex: Katalogadressering och distribution.

Loopia: Internet och mailleverantör.

United Profile: Webshop.

Reco: Kundomdömen.

Myndigheter: På begäran kan vi enligt lag och myndighetsbeslut vara skyldiga att lämna ut vissa personuppgifter.

Så här länge sparar vi personuppgifter:

Vi sparar personuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen.

Så här skyddar vi dina personuppgifter:

Vi använder oss av industristandarder för att lagra, behandla och kommunicera känslig information, Som personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt. Skyddet implementeras med systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa integritet, sekretess och tillgänglighet. Acteras personal är bundna av sekretessavtal och behandlar endast den information deras uppdrag kräver.

Du bestämmer över dina personuppgifter:

Du bestämmer över dina egna personuppgifter. Det vill säga du avgör vilka uppgifter du vill lämna samt vilken behandling av dina personuppgifter du godkänner, och du kan återkalla ditt samtycke när Ni önskar. Observera dock att vi behöver vissa personuppgifter för att kunna leverera denna service och våra tjänster, produkter till dig. Om du väljer att återkalla ditt samtycke kan det innebära, att vi inte kan tillhandahålla våra tjänster och produkter till dig.

Så här behandlar vi dina personuppgifter när du inte längre är kund:

När du säger upp din kundrelation med oss tar vi bort alla dina personuppgifter där det inte längre finns syfte för fortsatt behandling. Vi meddelar även de eventuella partners och underleverantörer som behandlat din data att den ska raderas hos dem.

Det som bland annat tas bort är:

• Beställningshistorik i vårt orderhanteringssystem
• Säkerhetskopior av ovanstående tas bort enligt vårt schema för säkerhetskopior.

Bland det som inte tas bort finns bland annat:

• Data som krävs enligt rättslig förpliktelse.